website crm koppelen

Tools

Van WordPress naar CRM: zo koppel je jouw website aan jouw CRM

Olivier Janssen, 27 april 2021

De meeste B2B bedrijven hebben er één; een CRM. Met een complex verkoopproces kan je ook eigenlijk niet zonder. Vreemd genoeg zie ik in de praktijk dat bij veel van die bedrijven een koppeling met de website ontbreekt. Daardoor koelen warme leads af en lopen ze waardevolle kansen mis. Dat kan anders!

Stap 1: Waar komen de formulieren op jouw website vandaan?

Formulieren zijn misschien wel het belangrijkste onderdeel van jouw website. Hier komt immers het gros van de leads vandaan. Maar waar komt het formulier zélf vandaan? Je zou het misschien niet denken, maar WordPress biedt ze zelf niet aan. Om een formulier op jouw website te kunnen plaatsen, heb je daarom een plugin nodig. Om jouw WordPress website te koppelen aan jouw CRM, is dat waar je begint; bepaal welke plugin jouw website gebruikt en onderzoek of deze plugin kan worden gekoppeld met jouw CRM. Is dat niet het geval? Stap dan over naar een plugin die dit wel ondersteunt. Zelf gebruik ik “WP Forms”. Niet gratis, maar erg veelzijdig en koppelbaar met zo’n 300 verschillende CRM’s.

Stap 2: Voeg “website” als “lead bron” toe aan jouw CRM

Om de leads die jouw website genereert te kunnen herkennen, moeten nieuwe leads met een unieke eigenschap worden toegevoegd aan jouw CRM. Hiervoor wordt in de praktijk meestal de lead bron gebruikt. Voeg daarom vóór je de koppeling maakt de optie “website” toe aan jouw CRM. Als je verschillende formulieren gebruikt, is het raadzaam naast de lead bron ook de naam van het formulier op te slaan in jouw CRM. Dan weet je precies waar jouw leads interesse in hebben getoond.

Stap 3: Koppel de WordPress Plugin aan jouw CRM

Iedere plugin en ieder CRM koppelen nét even anders, maar het principe is altijd hetzelfde. Eerst navigeer je naar de koppelfunctie van de plugin. Je kiest je CRM en logt in met je account. Vervolgens verbind je de velden van jouw formulier aan de velden in jouw CRM. Je test de koppeling en als alles werkt, activeer je de koppeling. Klaar is Kees. Of nou, bijna dan.

Stap 4: Creëer een taak in jouw CRM voor iedere lead die jouw website genereert

Anders dan leads die je handmatig toevoegt, worden website leads niet gecontroleerd voor ze in jouw CRM komen te staan. Deze leads moeten daarom worden gecheckt. Voeg daarom een “spelregel” toe aan jouw CRM die ervoor zorgt dat voor iedere website lead een controle-taak wordt aangemaakt. Zo blijft de data in jouw CRM schoon en kan jij je richten op de leads die er écht toe doen.

Pro tip: Koppelen via Zapier

Ondanks dat jouw CRM misschien direct gekoppeld kan worden met jouw website, is het de overweging waard om de koppeling via Zapier te maken. Niet alleen maakt Zapier het koppelen een stuk makkelijker, maar je krijgt er ook een berg handige opties bij. Je filtert bijvoorbeeld eenvoudig Hotmail- en Gmail adressen weg, voorkomt dubbele leads of selecteert direct de goede pijplijn of workflow.